Il Notaio è un pubblico ufficiale istituito per ricevere gli atti tra vivi e di ultima volontà (testamenti), attribuire loro pubblica fede, conservarli e rilasciarne copie, certificati ed estratti.

L'atto redatto dal Notaio è un atto pubblico, perché il Notaio è autorizzato ad attribuirgli pubblica fede (perciò è un pubblico ufficiale); e come tale ha una particolare efficacia legale: quello che il Notaio attesta nell'atto notarile fa piena prova (cioè deve essere considerato vero, anche dall’autorità giudiziaria.

La legge prescrive l'atto notarile per quegli atti e contratti dei quali vuol garantire al massimo grado la legalità, l'identità delle parti e la conformità alla loro volontà, perché li considera di maggiore importanza:

• per il loro contenuto economico-sociale o per la loro complessità (es.: vendite, divisioni, mutui ed altri contratti immobiliari, atti costitutivi di società commerciali e modificativi di statuti sociali, costituzioni di associazioni che intendono ottenere la personalità giuridica ecc.);
• per gli effetti che producono in relazione allo stato civile di una persona (es.: riconoscimento di un figlio naturale);
• per l'interesse pubblico alla libera manifestazione della volontà di una persona ed alla sua precisa traduzione in linguaggio giuridico (es.: testamento, donazione).

Il rapporto personale tra il Notaio e le parti

Per legge "il Notaio indaga la volontà delle parti e sotto la propria direzione e responsabilità cura la compilazione integrale dell'atto" (art. 47 della legge notarile, modificato dalla legge 28 novembre 2005, n. 246 di semplificazione). Il Notaio deve indagare la volontà delle parti in modo approfondito e completo, mediante domande e scambio di informazioni intese a ricercare anche i motivi e le possibili modificazioni della volontà prospettatagli.

Perciò, il rapporto tra il cliente ed il Notaio inizia di regola prima della stipulazione e della lettura dell'atto notarile, per permettere al cliente di esporre in modo completo la sua volontà ed al Notaio di comprenderla; e il Notaio ha il dovere di orientare personalmente le parti nella scelta tra gli atti e le clausole che è possibile utilizzare per realizzare nel modo più completo lo scopo pratico che le parti si propongono, adeguandolo però alle norme imperative di legge (e cioè alle norme alle quali non è possibile derogare).

L'indagine della volontà delle parti può essere compiuta anche al momento del ricevimento dell'atto pubblico o dell'autenticazione della scrittura privata.

Il Notaio può avvalersi di collaboratori nei rapporti con le parti; e risponde dell'operato dei suoi collaboratori, che operano comunque sotto la sua direzione. In ogni caso il Notaio non può delegare ad altri l'indagine della volontà delle parti, che hanno diritto di manifestarla sempre a lui personalmente.

Anche quando l'atto è redatto in conformità ad una bozza predisposta dalle parti o da una di esse (es.: contratto di mutuo bancario) o da altri (es.: procura predisposta da un'agenzia di pratiche automobilistiche), il Notaio deve spiegare alle parti il contenuto e gli effetti giuridici dell'atto e accertare che essi corrispondano alla volontà di tutte le parti.

L'imparzialità del Notaio

Il Notaio, per legge, non può mai fare l'interesse di una delle parti a danno di altre: non può quindi inserire in un contratto una clausola gravosa per una delle parti e vantaggiosa per l'altra (es.: clausola di esclusione delle garanzie alle quali per legge è tenuto il venditore), senza spiegarne alle parti in modo chiaro e completo il contenuto e gli effetti giuridici.

Il Notaio dovrebbe accertare con particolare diligenza che il significato e gli effetti di tali clausole siano compresi e approvati dalle parti, se si tratti di mutui o altri contratti bancari e in genere di contratti standardizzati (cioè redatti sulla base di schemi o formulari predisposti per un numero indefinito di atti) o conclusi da consumatori (persone che non stipulano il contratto nell'esercizio di un impresa o di una professione, e cioè abitualmente).

Il Notaio deve astenersi dall'esercizio delle sue funzioni quando si trovi o possa trovarsi in conflitto di interessi, diretto o indiretto, con le parti o con una di esse.

L'attività di consulenza e la funzione di arbitro

Il Notaio, oltre a dover accertare la volontà delle parti e a dover consigliare loro il contratto o l'atto più idoneo a raggiungere il risultato pratico che esse si propongono, può svolgere un'attività di consulenza mediante la quale può anche influire sulla volontà delle parti, indirizzandola verso un risultato pratico diverso da quello inizialmente voluto, se lo ritenga opportuno per contemperare meglio gli interessi in gioco o evitare atti in frode alla legge o i cui effetti non siano chiari alle parti.

Nell'esercizio di tale attività il Notaio non deve però limitare o condizionare la volontà delle parti; ma può solo orientarla nella scelta dell'atto o degli atti che meglio realizzano un risultato giuridico corrispondente allo scopo pratico da esse liberamente e consapevolmente voluto.

Quando lo scopo delle parti può essere raggiunto in più modi, il Notaio deve spiegare loro in modo chiaro e completo il contenuto e gli effetti giuridici degli atti che possono essere utilizzati per conseguirlo, e deve informare le parti dei relativi costi fiscali e professionali.
Inoltre, per la sua particolare conoscenza del diritto civile, commerciale e tributario, il Notaio può dare pareri (orali o scritti), soprattutto in materia di contratti, di successioni a causa di morte, di società, di imposte e tasse, anche indipendentemente dalla stipulazione di un atto notarile; e può svolgere la funzione di arbitro per le liti che possono formare oggetto di compromesso (cioè decidere, come un giudice privato, le liti per le quali le parti non si rivolgano all'autorità giudiziaria).

Il Notaio, nell'attività di consulenza tributaria, ha il dovere di consigliare le parti a chiedere, quando ne ricorrano i presupposti, l'applicazione delle norme che prevedono agevolazioni tributarie.

Il Notaio ha il dovere di non consigliare atti o procedimenti in frode alla legge o ai creditori o diretti ad evadere o ad eludere l'applicazione di leggi tributarie; e deve avvertire le parti dei pericoli e delle conseguenze che possono derivarne.

La scelta del Notaio

Il Notaio deve essere scelto dalle parti di comune accordo o, in mancanza di accordo, dalla parte tenuta al pagamento degli onorari e al rimborso delle spese anticipate dal Notaio.

Negli atti notarili in cui partecipino enti pubblici o banche, se il costo dell'atto notarile non è a loro carico, è regola rimettere la scelta del Notaio all'altra parte, salvo giustificato motivo.

La scelta del Notaio non deve essere imposta da altri professionisti, agenti immobiliari, mediatori ecc.; può essere da loro consigliata solo se il cliente lo richieda.

La scelta del Notaio dovrebbe essere basata su un rapporto di fiducia. Di regola, si dovrebbe tener conto:

• del tempo che il Notaio dedica personalmente ai clienti per accertare la loro volontà e lo scopo pratico che intendono raggiungere;
• della sua capacità di consigliare i clienti e di orientarli in modo che la forma e il contenuto dell'atto notarile siano quelli che meglio realizzino i loro interessi, in vista del risultato pratico da essi voluto;
• del modo in cui egli esercita la professione ed osserva le norme di legge e del codice deontologico: ed in particolare, della sua correttezza, diligenza e preparazione professionale, nonché dell'efficienza dell'organizzazione del suo studio.

La scelta del Notaio non dovrebbe essere determinata esclusivamente dal costo della prestazione notarile. Ai fini di un confronto dei costi è necessario tener conto del modo in cui i vari notai svolgono la loro attività ed in particolare del tempo che dedicano al rapporto personale con i clienti.

In ogni caso, va considerato che, per una prestazione professionale (soprattutto nei casi di maggiore complessità), il criterio del costo non è quello migliore per la scelta.

La stipulazione e gli adempimenti successivi

Quando si tratti di atto pubblico, il Notaio ha l'obbligo di leggerlo integralmente alle parti (davanti a testimoni, se l'atto sia stipulato con l'assistenza dei testimoni).

La lettura dell'atto non deve essere frettolosa né incompleta; e l'obbligo della lettura non è adempiuto esattamente quando le parti siano a distanza tale dal Notaio da non udire chiaramente la lettura.

Le parti possono chiedere al Notaio una fotocopia dell'atto per poter più facilmente seguire la lettura.

Per le scritture private la legge non prescrive l'obbligo della lettura; ma il codice di deontologia notarile prevede che la scrittura sia letta prima della sottoscrizione, per permettere al Notaio di accertare che l'atto corrisponda alla volontà delle parti.

Il Notaio non esaurisce la sua attività con la sottoscrizione dell'atto; ma deve provvedere agli adempimenti a cui è obbligato per legge o per incarico ricevuto dalle parti.

Per alcuni adempimenti (es.: trascrizioni nei registri immobiliari, iscrizioni nei libri fondiari, nel registro delle successioni) il Notaio deve provvedere per legge senza ritardo o entro un breve termine; per altri (es.: iscrizioni ipotecarie) è opportuno che il Notaio provveda al più presto per evitare danni alle parti.

Garanzie e responsabilità del Notaio

Il Notaio garantisce che l'atto notarile è conforme alla volontà delle parti, che ha accertato ed adeguato alle norme imperative di legge (cioè alle norme di legge che non possono essere derogate per volontà delle parti).

E' infatti responsabile se l'atto notarile è nullo perché manifestamente illecito o illegale; e lo è anche se l'atto è annullato perché una parte non aveva la capacità legale di compierlo per l'età o per evidente incapacità di intendere o di volere, o comunque è annullato per altra causa imputabile al Notaio.

Per gli atti immobiliari da lui predisposti per incarico ricevuto dalle parti, il Notaio per prassi (cioè abitualmente) accerta mediante l'esame dei pubblici registri (immobiliari e tavolari) se negli ultimi venti anni risultino a carico degli immobili ipoteche, pignoramenti, sequestri, servitù o altri vincoli che ne limitino la disponibilità o il godimento; ed è responsabile del danno subito dalla parte che li abbia ignorati, fidandosi a buon diritto degli accertamenti del Notaio.

Se si vuole che il Notaio compia tale esame per oltre venti anni (es.: per accertare eventuali servitù) o compia indagini anche presso altri uffici (es.: per accertare la regolarità edilizia di un fabbricato, vincoli urbanistici ecc.), è necessario conferirgli uno specifico incarico e che egli lo accetti.

In ogni caso, se sia venduto un immobile acquistato per usucapione non dichiarata dal giudice, il Notaio non può garantire all'acquirente che il venditore è effettivamente proprietario. Né può garantire che colui che risulta proprietario in catasto e nei registri immobiliari (o tavolari), ma non ha avuto il possesso dell'immobile per oltre venti anni, abbia effettivamente la proprietà dell'immobile (che potrebbe essere stato acquistato da altri per usucapione, anche se l'usucapione non risultasse da una sentenza).

Per legge il consiglio notarile controlla che il Notaio osservi esattamente i suoi doveri (compreso l'obbligo di risarcire i danni di cui sia responsabile); e interviene, su richiesta, per comporre le controversie tra il Notaio e i clienti.

(tratto da: www.notariato.it)